摘要：職位說明書是職位分析成果的載體,是明確職位設(shè)置目的、主要職責(zé)和基本任職要求等的說明性文件，是最基本的管理工具之一。因此，本系列報告就職位說明書的形式、編制準(zhǔn)則與步驟進(jìn)行全面介紹。

本期系列報告中，我們將對職位分析的成果載體——職位說明書進(jìn)行全方位介紹，包括職位說明書的形式、編制準(zhǔn)則、要素與步驟等，以期對各位學(xué)者與相關(guān)工作人員有所參考。

一、職位說明書的形式

職位說明書多數(shù)時候用表格形式來表示，有時也可采用敘述形式，主要根據(jù)人力資源部門或企業(yè)的管理工作的特點靈活運用。本報告對這兩種不同類型的職位說明書進(jìn)行了舉例介紹，詳細(xì)了解請點擊下載：職位說明書的兩種形式。

二、編寫職位說明書的準(zhǔn)則

職位說明書是從“工作”和“人員”兩方面來考慮人力資源管理工作的。因此職位說明書的編制必須遵循以下準(zhǔn)則：

（一）結(jié)構(gòu)完整

結(jié)構(gòu)完整是指在編寫工作說明的程序上要保證其全面性。職位說明書的編寫一般由現(xiàn)職人員自我描述，主管領(lǐng)導(dǎo)審定，專家撰寫主要職位，人力資源部及其他部門工作人員協(xié)助完成其他工作描述。這就要求在編寫的過程中，一定要保證職位說明書的內(nèi)容完整，結(jié)構(gòu)合理。

（二）表達(dá)準(zhǔn)確

職位說明書應(yīng)當(dāng)清楚的說明職位的工作情況，描述要準(zhǔn)確，語言要精煉。表達(dá)一定要準(zhǔn)確，這就要求編寫時要選用規(guī)范的詞匯來表述說明書的內(nèi)容。如在運用表示動作的詞匯時，力圖寫明其標(biāo)準(zhǔn)，避免用詞含糊。通常情況下，組織中較低級職位的任務(wù)最為具體；而較高層次的職位則處理涉及面更廣一些的問題。但不能拘泥于這條原則，有些描述如在表述如工作的種類、復(fù)雜程度、技能要求程度、可能出現(xiàn)的部門的標(biāo)準(zhǔn)化程度、任職者對工作的各方面所負(fù)責(zé)任大小、責(zé)任的程度與類型等指標(biāo)的時候，可適當(dāng)采用平實的詞匯來表示。我們所寫的職位說明書要讓大家能夠理解，而不僅僅是少數(shù)的技術(shù)專家能夠理解，因此，當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時，盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的語言。

（三）邏輯順暢

以符合邏輯的順序來組織工作職責(zé)。一般說來，一個職位通常有多項工作職責(zé)，在職位說明書中羅列這些工作職責(zé)的時候并非是雜亂無章的、隨機(jī)的，而是要按照一定的邏輯關(guān)系順序來編排，這樣才有助于理解和使用職位說明書。較常見的組織工作職責(zé)的次序是按照各項職位的重要程度和所花費的人力資源成本及必要勞動時間來確定。

（四）講求實用

“任務(wù)明確好上崗，職責(zé)明確易考核，資格明確好培訓(xùn)，層次清楚能評價”。與此同時，還應(yīng)該表明各項職責(zé)所出現(xiàn)的頻率。表示各項職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低可以通過完成各項職責(zé)的時間所占的比重來表示，因此，可以在各項工作職責(zé)旁邊加上一列，表明各項職責(zé)在總的職責(zé)中所占的百分比。

（五）劃分清楚

職位說明書要達(dá)到一一對應(yīng)。并且把握分層分類的原則，將職位的層次和類別劃分清楚。每個職位要對應(yīng)唯一的職位說明書， 同是每個職位也只能由唯一的一份說明書解釋。這就要求說明書在編制的時候一定要將職位界限劃分清楚，涇渭分明，不能出現(xiàn)交叉，疊摞現(xiàn)象。當(dāng)然也不能出現(xiàn)劃分界限上的空白地帶，不能出現(xiàn)找不到職位說明書的職位。最理想的狀態(tài)是界限彼此相臨，無交叉、無空白?，F(xiàn)實中，往往是以非關(guān)鍵要素出現(xiàn)交叉為宜。

（六）規(guī)范易讀

在編制職位說明書時，一般要選用專業(yè)的詞匯來表述。比如：分析、搜集、分解、監(jiān)督等。對職位具體行為的描述一定要用最恰當(dāng)?shù)脑~語描述。通過對專業(yè)人士的訪談和觀察獲取與職位行為最匹配的詞匯，也可以通過查閱職位描述詞典來獲得精確的描繪詞語。當(dāng)然，職位說明書也要堅持簡潔易懂的原則，不能過分追求專業(yè)性而使說明書晦澀難懂。要堅持大眾化原則，使從業(yè)人員能體會和領(lǐng)悟到工作的具體要求?？傊徽Z中的，專業(yè)性和簡易性相結(jié)合。

（七）體例統(tǒng)一

文件格式要統(tǒng)一，可參照典型職位說明書樣本編寫。注意整體的協(xié)調(diào)性，做到美觀大方，形式一致，職位說明書要體例統(tǒng)一，分層分類，互有區(qū)分，整體和諧。

三、職位說明書的要素及撰寫示例

職位說明書是對工作和具體職位信息進(jìn)行描述的規(guī)范性文件。職位說明書通常包括以下幾項基本內(nèi)容：

職位識別；

職位概述；

職位職責(zé)與工作任務(wù)；

工作關(guān)系；

績效標(biāo)準(zhǔn)；

工作條件；

職位規(guī)范。

詳細(xì)了解職位說明書的各個組成部分所包含的內(nèi)容，請點擊下載：職位說明書的七大要素與撰寫示例。

四、編制職位說明書的操作實務(wù)

職位說明書是對工作進(jìn)行分析而形成的書面資料，它的形成步驟主要包括幾個方面，詳細(xì)了解請點擊下載：編制職位說明書的四大步驟。